Workline - portál práce online, komunikace online a práce z domova

10 dobrých důvodů, proč používat Dokumenty Google

Internetový seminář

Jak začít pořádat webináře 

Získáte praktické informace, jak přímo od specialistů na online akce.

Více informací >

Napsal: Michal Martoch                     Datum: 23. 5. 2012

 

Nic nového pod sluncem, řeknete si. Ale přesto. Když pomineme fakt, že Dokumenty Google můžete používat zdarma, nabízíme vám ještě deset dalších důvodů, proč by vaše firma mohla zauvažovat o zavedení Dokumentů Google do vašeho každodenního provozu. A protože je jejich použití velice jednoduché, za vyzkoušení vlastně nic nedáte – kromě trošky svého času.

Dokumenty Google lze využít i v mobilních zařízeních

 

1. Sdílení dokumentů


Když potřebujete, aby se váš kolega vyjádřil k nějakému textu, tabulce nebo prezentaci, a on zrovna není v kanceláři, uděláte zdánlivě to nejjednodušší: pošlete mu dokument e-mailem. Jenže opravdu jde jen o zdánlivě nejjednodušší řešení. Kdybyste dokument nahráli do Dokumentů Google a se svým kolegou ho sdíleli, on pak jen dostane e-mailem automatické upozornění a pokud má povolení, může dokument číst a upravovat online. Dokument zůstává na jednom místě a vy se vyhnete zmatkům a časovým ztrátám při jeho posílání. Ovládání se navíc velice podobá běžným kancelářským aplikacím, takže to pro vás nebude velká změna.
 

2. Online spolupráce

 
Nechcete čekat, až váš kolega udělá v dokumentu potřebné změny? Nemusíte. S pomocí Dokumentů Google můžete spolupracovat na vašich souborech zároveň, a to v reálném čase. Navíc i vidíte, co kdo udělal tak, že každý spolupracovník má přiřazenou svoji barvu textu – proto u všech změn můžete okamžitě identifikovat jejich autora.
 

3. Mít přehled o odvedené práci

 
Stačí jednoduchá tabulka v Dokumentech Google, do které mají všichni přístup, a udržíte si jednoduchý přehled o tom, jak postupuje práce v týmu. To se hodí zvlášť tam, kde vaši zaměstnanci pracují externě nebo na dálku. Když váš zaměstnanec splní daný úkol, udělá o tom jednoduše záznam do tabulky a vy máte stále jasno, na čem kdo pracuje a co je hotové.
 

4. Fungují i v mobilu

 
Vaše dokumenty můžete číst a upravovat z jakéhokoliv zařízení připojeného k Internetu, ať už máte stolní počítač, notebook nebo mobilní zařízení typu iPhone, Android nebo iPad. A přitom do nich nemusíte instalovat žádný zvláštní software. A dokonce můžete ze svého mobilu zadat i tisk – pokud máte svou tiskárnu připojenou ke cloudu.
 

5. Na dokument můžete odkazovat

 
Pro jakýkoliv dokument vytvořený v Dokumentech Google získáte vlastní URL adresu, to znamená, že na něj můžete odkazovat – například ze svých webových stránek. Tak k němu budou mít přístup i ostatní návštěvníci internetu. Nemusíte tedy soubory už nikam složitě nahrávat a vytvářet odkazy s tím, že si je uživatel musí nejprve stáhnout a pak teprve otevřít v nějaké desktopové aplikaci. S pomocí Dokumentů Google se k textu, tabulce nebo prezentaci dostane jedním kliknutím.
 

6. Export do jakéhokoliv formátu

 
Jistě nebudete mít své dokumenty jen online, také je asi budete chtít stáhnout a použít třeba na svém lokálním disku. Export dokumentů je pro Dokumenty Google samozřejmostí, a to do jakéhokoliv formátu běžného typu, jako je .doc, .xls, .ppt, .odt, .ods .pdf a další. A jestliže chcete soubory upravit ve svých desktopových programech a pak je nahrát zpátky do Dokumentů Google, také vám v tom nic nebrání.
 
Asi si řeknete, že to je celkem normální, Google jde ale se svojí nabídkou ještě dál. Nástroj Google Cloud Connect dokáže zajistit online sdílení vašich dokumentů přímo z programů MS Office a automaticky je synchronizuje. A dokonce budete mít i přístup k jakékoliv dříve uložené verzi soboru – to kdybyste náhodou uložili nechtěné změny.
 

7. Komentáře a chat

 
Když na jednom dokumentu spolupracuje více lidí najednou, často potřebují možnost společně se domlouvat a diskutovat. Dokumenty Google  nabízejí nástroj pro komentáře, které jsou viditelné všem, se kterými je soubor sdílen. Když to nestačí, je dokonce možné v reálném čase chatovat se členy týmu – a to přímo z otevřeného dokumentu.
 

8. Formuláře za pár minut

 
Vložit do svého blogu nebo webu anketu nebo jakýkoliv jiný formulář je pro Dokumenty Google hračka. Formuláře můžete posílat i e-mailem a každý z nich dostane svoji vlastní URL. Můžete si vybrat z různých typů odpovědí – text, výběr ze seznamu nebo zaškrtávání políček. Výsledky hlasování máte kdykoliv přehledně k dispozici k další analýze.
 

9. Šablony pro lepší vzhled

 
Vytvořený formulář může být úplně jednoduchý, ale máte na výběr i z řady vizuálně atraktivních šablon. Podobné šablony znáte například ze svých prezentací v PowerPointu. I když tedy nemáte vzhled svých formulářů plně pod kontrolou, pro to, aby dobře zapadly do vašich stránek, můžete udělat hodně.
 

10. Bezplatný úložný prostor

 
Jak už bylo zmíněno, Dokumenty Google můžete využívat zdarma. To zahrnuje i 5 GB bezplatného prostoru pro vaše dokumenty, které můžete mít trvale uložené v cloudu a přitom se nemusíte bát o jejich bezpečí. Uvážíte-li, kolik by vás stála implementace vlastního řešení pro sdílení dokumentů, Dokumenty Google vám s velkou pravděpodobností nějakou tu korunu ušetří.
 
Tento článek sice poukazuje na výhody Dokumentů Google, ale nebylo by tak docela fér nezmínit i několik nevýhod. Dokumenty Google nemají zdaleka tolik funkcí jako programy MS Office a při horším připojení k Internetu také nefungují úplně dokonale. Na místě mohou být i obavy o bezpečí vašich dat při nechtěném zveřejnění důvěrných dokumentů na Internetu. Při správném používání aplikace je ale toto riziko téměř nulové. Současný trend navíc ukazuje, že budoucnost bude jednoznačně patřit online verzím dokumentů. Ačkoliv tedy možná narazíte na překážky, cesta tímto směrem se vám nepochybně vyplatí.

 

 

 




 

 

   

 

 

Zasílání novinek

Pravidelné  články, zprávy a informace ze světa práce a komunikace na dálku přes Internet nebo práce z domova (přibližně 1x měsíčně). Zasílání nabídek práce z domova a online služeb.

 

Váš e-mail:

 

Respektujeme vaše soukromí a proto chráníme vaše osobní údaje.

 

 

 

Chcete být úspěšní anebo ušetřit čas i náklady?

 

Využivejte online služby, jejichž seznam naleznete v přehledném katalogu nebo si nechte vytvořit databázovou online aplikaci přímo na míru. Online školení a webináře vám pomohou získat informace nebo vzdělání na dálku přímo z kanceláře nebo domova. Podnikatelům, firmám a institucím ušetří značné náklady videokonference a telekonference či Google Apps, které vám zavedeme na míru. Získáte tak kvalitní nástroje pro efektivní práci a komunikaci online nebo provozování úspěšné práce z domova. Portál Workline přináší komplexní informace i řešení a je v ČR jediný svého druhu.

 

 

7 důvodů pro spolupráci s námi

1. Ušetříme vám až 70 % nákladů za vývoj online aplikací. Zkrátíme dobu vývoje aplikace o polovinu. Více...

 

2. Snížíme náklady až o 55 % při přechodu ze software na online řešení od firem Google nebo Microsoft. Více...

 

3. Zvýšíme efektivitu vašich obchodníků či zaměstnanců pomocí online schůzek (videokonference a telekonference). Více...

 

4. Zpřístupníme vaše školení většímu počtu posluchačů. Řešení bez nákladů na pronájem školicích místností. Více...

 

5. 25 miliónů lidí v USA pracuje na dálku. Pomůžeme vaší firmě následovat tento trend. Více...

 

6. Námi doporučované nástroje a postupy sami využíváme. Ověřeno 3 roky v praxi.

 

7. Naše konzultanty citoval například iDNES.cz, Hospodářské noviny, Penize.cz a další média.. Více...

 

Přečtěte si náš příběh

 

Reference

 

"S produktem Google Apps i jeho zavedením jsme spokojeni. Pomáhá nám v lepší organizaci jako je sdílení harmonogramu a dokumentů. Uvítali jsme i nové rozhraní pro vyřizování emailů. Především orientace ve starých emailech je mnohem rychlejší a úspěšnější."

 

Ing. Jiří Štěpán

jednatel společnosti Brio

 

Zobrazit další vyjádření zákazníků

 

 

 

Sledujte nás:


 

 

Ochrana soukromí        2012 © Idealine Solutions s.r.o.        Mapa stránek      Inzerujte s námi

 

 

 

 

    Partneři: